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Solicitar la documentación adecuada antes de la contratación permite a la empresa
contratante verificar que el contratista está en regla con sus obligaciones legales
y de seguridad. Además, garantiza que los trabajadores del contratista estarán
protegidos en caso de accidentes y que la empresa contratante no enfrentará
sanciones legales por incumplimientos.
Implicación en SST:
La falta de documentación puede llevar a la contratación de empresas que no cumplan con las normativas, lo que aumenta el riesgo de accidentes laborales y sanciones legales.
Uno de los primeros aspectos que se debe verificar es que el contratista
cumpla con sus obligaciones legales. A continuación, se detallan los principales
documentos legales que deben solicitarse:
Certificado de cámara de comercio y RUT:
Este documento permite verificar que la empresa contratista está legalmente constituida y autorizada para realizar la actividad contratada. Además, el RUT (Registro Único Tributario) asegura que la empresa está registrada ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Certificados de afiliación a la seguridad social:
Este documento es esencial para garantizar que el contratista tiene afiliados a todos sus trabajadores a los sistemas de seguridad social, incluyendo salud, pensiones y riesgos laborales. La afiliación a riesgos laborales es especialmente importante en actividades de alto riesgo, ya que protege a los trabajadores en caso de accidentes.
Licencias y permisos específicos:
Dependiendo del tipo de actividad, se puede requerir que el contratista cuente con licencias o permisos específicos. Por ejemplo, para trabajos eléctricos, manejo de sustancias peligrosas o trabajos en altura, el contratista debe presentar licencias emitidas por las autoridades competentes.Implicación en SST:
Garantizar el cumplimiento legal mediante la verificación de esta documentación es esencial para prevenir problemas futuros, como sanciones o responsabilidades compartidas en caso de accidentes laborales.
El cumplimiento con las normativas de SST es un aspecto clave en la contratación
de
un proveedor. Los siguientes documentos deben ser solicitados para asegurar que
el
contratista cumple con los requisitos en materia de seguridad laboral:
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST):
El contratista debe presentar evidencia de que tiene implementado un SG-SST, acorde con el Decreto 1072 de 2015. Esto incluye la política de seguridad de la empresa, los procedimientos para la gestión de riesgos, y los controles establecidos para prevenir accidentes laborales.
Autoevaluación de SST y plan de mejoramiento:
El contratista debe presentar los resultados de la autoevaluación de su SG-SST, de acuerdo con la Resolución 0312 de 2019. Si se identificaron deficiencias en la autoevaluación, es importante que también presente un plan de mejoramiento, en el que se detalle cómo se van a corregir estas deficiencias.En caso de que el contratista haya sido auditado anteriormente por otras empresas o por las autoridades, debe presentar los certificados de cumplimiento. Esto demuestra que su gestión en SST ha sido evaluada y aprobada.
Implicación en SST:
La documentación en SST es clave para garantizar que el contratista gestiona correctamente los riesgos y cumple con los estándares de seguridad. Esto protege tanto a los trabajadores del contratista como a los de la empresa contratante.
Es fundamental que los trabajadores del contratista estén debidamente
capacitados y protegidos. Para ello, se debe solicitar la siguiente
documentación:
Certificados de capacitación en SST:
Los trabajadores del contratista deben haber recibido capacitación adecuada para las tareas que van a realizar, especialmente en actividades de alto riesgo, como trabajos en altura, manejo de sustancias químicas o espacios confinados. El contratista debe presentar los certificados que demuestren que sus empleados han sido capacitados en SST
Certificados médicos ocupacionales:
Dependiendo del tipo de actividad, puede ser necesario solicitar que los trabajadores del contratista presenten certificados médicos ocupacionales, que confirmen que están aptos para realizar las tareas asignadas. Estos certificados son obligatorios en actividades de alto riesgo.Listado de personal asignado:
El contratista debe proporcionar un listado con los nombres y roles de los trabajadores que estarán involucrados en el proyecto, junto con los certificados de afiliación a la seguridad social de cada uno.
Implicación en SST:
La documentación de los trabajadores es esencial para asegurar que el personal asignado a las tareas tiene las competencias necesarias y está protegido ante riesgos laborales. Esto también facilita la supervisión y el control por parte de la empresa contratante.
El contratista debe presentar la documentación relacionada con la evaluación y
control de los riesgos específicos asociados a las actividades que va a
realizar.
Esta documentación incluye:
A partir de la evaluación de riesgos, el contratista debe proporcionar un plan de acción que detalle las medidas de control que implementará para minimizar los riesgos. Esto incluye procedimientos de trabajo seguro, uso de EPP, y protocolos de respuesta ante emergencias
Identificación de peligros y evaluación de riesgos:
El contratista debe presentar un informe donde se identifiquen los peligros asociados a las actividades contratadas y se evalúe el nivel de riesgo. Este informe debe estar actualizado y acorde a las normativas de SST.A partir de la evaluación de riesgos, el contratista debe proporcionar un plan de acción que detalle las medidas de control que implementará para minimizar los riesgos. Esto incluye procedimientos de trabajo seguro, uso de EPP, y protocolos de respuesta ante emergencias
Implicación en SST:
Esta documentación asegura que el contratista ha considerado los riesgos laborales de manera adecuada y ha establecido medidas de control para evitar accidentes. La empresa contratante debe revisar estos planes y asegurarse de que se ajusten a sus propios procedimientos de seguridad.
Otro aspecto importante en la contratación es asegurarse de que el contratista
cuente con los seguros necesarios para cubrir cualquier eventualidad durante la
ejecución del trabajo. Los principales documentos relacionados con seguros
incluyen:
Póliza de responsabilidad civil:
El contratista debe presentar una póliza de responsabilidad civil que cubra cualquier daño o perjuicio que pueda causar a terceros, incluidos los trabajadores de la empresa contratante.Seguro de accidentes laborales:
El contratista debe contar con un seguro que cubra cualquier accidente laboral que pueda sufrir alguno de sus empleados durante la ejecución de las actividades.
Implicación en SST:
Tener seguros adecuados es fundamental para proteger tanto al contratista como a la empresa contratante en caso de accidentes, minimizando los riesgos financieros y legales.