Compartir al participante seleccionado, el portal web dispuesto por La Compañía, para el diligenciamiento del “Formato de Inscripción de Proveedores” y envío de la documentación allí requerida vía e-mail al Especialista de compras / Asistente ejecutivo de compras, para radicar la solicitud al área de conocimiento al cliente para la vinculación del proveedor, a través del sistema designado por La Compañía.

Hacer seguimiento a la creación exitosa del proveedor, para que en caso de que la solicitud sea devuelta por el área de conocimiento al cliente, se gestione la corrección que aplique.

Formalizar la contratación, generando la Orden de Compra y enviándola al proveedor seleccionado.

Solicitar las pólizas al proveedor para aprobación de garantías, de acuerdo con el Documento D- “Matriz de Pólizas”, cuando aplique solamente generar Orden de Compra (sin Contrato), y almacenar la documentación en el sistema.

Video demo Generación de la orden de compra COUPA

Diligenciar y enviar el formulario “Solicitud de contrato” a través del sistema junto con la información y documentación mínima requerida, cuando por la cuantía, se requiera la elaboración de un contrato Si la compra es inferior a 300 SMMLV antes de impuestos y se requiere firmar un documento contractual, se deberá incluir en el sistema al Usuario solicitante para contar con su visto bueno.

Diligenciar en el módulo de CLM (Contract Lifecycle Management) la información básica del contrato, enmienda o Contrato Maestro.