Tratamiento de datos personales

Protege la información

Importancia de cuidar los datos personales de nuestros clientes y prospectos

Responsabilidad y Protección

En nosotros recae el buen manejo de los datos e información de nuestros clientes y prospectos, las buenas prácticas son un eje fundamental en la protección, vigilancia y en atención de ello evitar peligros para ellos como clientes y nosotros como intermediarios de la Compañía.

 

En la práctica, los datos personales se han convertido en elementos imprescindibles para mejorar el funcionamiento y los servicios de las entidades públicas y privadas. No obstante, la consecución de dichos fines no debe comprometer derechos fundamentales de las personas que pueden vulnerarse con ocasión de un tratamiento inadecuado, negligente, ilegal, abusivo o poco ético de los datos personales de los ciudadanos.

Tratamiento de datos personales

Uso Indebido

El buen actuar dentro de nuestros principios y valores nos lleva a tener en cuenta a qué sacar provecho propio o de un tercero, en la compra, venta o intercambio de información valiosa que se encuentre bajo la DM de Seguros Bolívar tendrá consecuencias legales.

 

Ten presente que el mal manejo de toda información de clientes o prospectos puede verse reflejado en, Daño reputacional de la compañía. Malos resultados comerciales. Sanciones como compañía y a sus funcionarios.

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Aspectos legales

Parte de lo que se establece en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia es que:

 

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.

 

Otro aspecto legal a tener en cuenta es la Ley de habeas data donde se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.

Lo anterior hace referencia al derecho que tienen las personas de exigir que sus datos personales sean manejados con discreción y confidencialidad por parte de las empresas y bases de datos que los contienen, para que de esta manera se pueda respetar la intimidad de las personas y su buen nombre.

Tratamiento de datos personales

Nuestro compromiso

Por esta razón en Seguros Bolívar nos comprometemos a cuidar, respetar y usar responsablemente la información personal de clientes y prospectos.

 

Tenemos claro que la información personal de nuestros clientes y prospectos merecen:

  • Protección
  • Respeto
  • Cuidado
  • Tratamiento adecuado y
  • Correcta administración

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Analiza desde tu rol

Analiza dos situaciones que se pueden presentar desde tu rol comercial.

Con el clic sostenido, desliza el botón por toda la línea para descubrir la información.
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Mercado Natural

Hay información que debes tener presente al momento de obtener, recopilar y procesar información personal de clientes prospectos en tu gestión comercial:

1
  • Todo nuevo contacto que alimente su proyecto comercial personal debe validarse su voluntad de ser contactado por la Organización.
  • En caso de reportar que no quiere ser contactado debe marcarse como tal en Forcemanager como “No Colabora”.
  • Registrar la información en los sistemas de la Compañía que cuenta con todas las medidas de seguridad.
  • Evitar almacenar en medios físicos, USB, equipos personales, etc, datos relacionados con la emisión de las pólizas tal como beneficiarios, valores asegurados, datos sensibles, etc.

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Referidos

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Además de las recomendaciones anteriores, es necesario que la persona que le refiera el contacto, debe informarle al referido que va a ser contactado por Seguros Bolívar.

 

Cuando contacte al referido, informarle quién lo refirió, así mismo, solicitar su autorización para continuar con la venta.

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Redes sociales

3

Importante tener claro que las fuentes de contacto por redes sociales o Directorios no son fuentes autorizadas para la recolección y contacto de prospectos para la venta de seguros.

 

Sólo deben utilizarse de acuerdo con los fines autorizados por el cliente o prospecto.

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Directorios públicos

4

Los datos personales no pueden ser usados indiscriminadamente para cualquier finalidad.

 

Entendemos como fines autorizados:

  • Cotización.
  • Venta de seguros.
  • Uso de los seguros en emergencias o procesos indemnizatorios.
  • Y aquellos relacionados con el negocio.

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Agrupadores

5
  • Siempre debe existir un convenio formal donde se regule la gestión de la información que están compartiendo.
  • El convenio debe incluir cláusulas de tratamiento de datos personales.
  • Debe existir claridad de las condiciones exigidas por el cliente agrupador para administrar la información personal de su base de datos.
  • Estas condiciones deben ser parametrizadas en Forcemanager.
  • Al establecerse estas condiciones, es importante identificar clientes actuales de Seguros Bolívar y sus autorizaciones. Para los nuevos clientes operará las condiciones definidas en el convenio.

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Aspectos clave al obtener información

Entrenamiento

Actividad de entrenamiento

Aspectos clave al obtener información

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Las buenas prácticas

Protección de datos desde la gerencia

Pase el cursor sobre las tarjetas para descubrir la información.

Para bases de datos de otras fuentes como Agrupadores, debe tener suscrito un contrato y su administración debe estar parametrizada bajo el mismo.

Parametrizar dentro de Forcemanager las marcas de autorización de tratamiento de datos personales para los clientes y prospectos.

Informar a la Gerencia de Experiencia de Cliente, aquellos clientes actuales que han reportado no querer ser contactados por la Compañía para ofertas comerciales, con el fin de dejar la marca en la base de datos de terceros.

Los prospectos que no quieren volver a ser contactados, la marca quedará en Forcemanager.

Toda base de datos que se cargue a Forcemanager desde Seguros Bolívar, deben haber sido validadas las marcas de autorización de tratamiento de datos personales.

Solo se cargarán los clientes que han autorizado.

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